Onventis Expense Management
Simplifier l'approbation et la déclaration des frais de voyage
AUTOMATISER LES DÉPENSES
Soumettez des reçus et distances parcourues avec l’application mobile et l’enregistrement financier à saisie automatique (centre de coûts, compte du grand livre).
RÉDUIRE LES COÛTS DE PROCESSUS
À travers un haut niveau d’automatisation sur l’ensemble des processus d’une société, les coûts de processus associés peuvent être considérablement réduits.
REMBOURSER RAPIDEMENT
Les relevés de demande de remboursement de dépenses approuvés sont exportés automatiquement vers le système financier pour le remboursement de l’employé(e).
SOUMETTRE DES REÇUS ET FRAIS DE TRANSPORT EN DÉPLACEMENT
Votre personnel n’est plus obligé de soumettre des reçus papier, et votre équipe financière n’a plus à les traiter. Grâce à notre application mobile (pour iOS et Android), vos membres d’équipe peuvent facilement soumettre les reçus et distances parcourues pour un remboursement. Ils/elles prennent une photo du reçu, indiquent les coûts encourus, et l’application fait le reste. Les reçus soumis vont dans le relevé des dépenses, avec les miles ou kilomètres parcourus. Au bout d’une semaine, d’un mois ou d’un voyage, selon leur convenance, les employés peuvent soumettre leurs relevés de dépenses.
CONFIGURER VOTRE POLITIQUE EN MATIÉRE DE DEMANDE DE REMBOURSEMENT DES EMPLOYÉS
Durant la mise en œuvre d’Onventis Expense Management, des directives peuvent être facilement définies pour les règlements en matière de gestion des dépenses. Celles-ci peuvent inclure des plafonds de remboursements ou d’allocations et d’autres facteurs que votre organisation peut requérir. Si un reçu n’est pas conforme à la politique spécifique de l’entreprise, ceci sera visible dans le relevé des dépenses. Par exemple, un(e) employé(e) peut alors effectuer une demande spéciale de remboursement. Cette demande apparaît alors en couleur lorsqu’elle est approuvée par le superviseur.
Dans Onventis Expense Management, un centre de coûts est attribué à chaque employé. Si un employé soumet un reçu, celui-ci est automatiquement assigné au centre de coûts approprié et les reçus (déjeuner, déplacement, frais de stationnement, etc.) sont postés directement sur le compte de grand livre correct.
VÉRIFIER L’ENREGISTREMENT FINANCIER, APPROUVER ET ACQUITTER LES DEMANDES
Le relevé de demande de remboursement parcourt le flux de travail jusqu’à l’équipe administrative. Les membres d’équipe vérifient l’exactitude de l’enregistrement financier, de la demande de remboursement de TVA ou de taxe à la consommation et tout autre facteur que votre organisation peut requérir. Après l’approbation administrative, la demande est envoyée au gestionnaire responsable pour approbation.
Dans un aperçu simple, les gestionnaires voient ce que chacun de leurs membres du personnel a demandé sur une période donnée. Ils peuvent facilement voir une demande spéciale pour un remboursement de larges montants et autoriser ou rejeter ces exceptions aux limites habituelles.
Les relevés de demande de remboursement de dépenses approuvés sont exportés automatiquement vers le système financier pour le remboursement de l’employé(e).
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